Databehandling og behandling av personopplysninger i We4you AS (GDPR)
Arten og formålet med behandlingen
We4you’s behandling av personopplysninger på vegne av kunden skjer med den hensikt å sikre
korrekt kommunikasjon mellom sentralbord og kunde. Sentralbordet vil kun behandle personopplysninger på vegne av kunden i henhold til avtale mellom partene eller dokumenterbar instruks fra kunden.
Formålet med og arten av sentralbordets behandling av personopplysninger er å kunne betjene kundens kunder og ansatte på en best mulig måte. Behandling av personopplysninger etter denne avtale gjelder personopplysninger som er innhentet, og registrert etter avtale med kunden, slik at sentralbordet kan utføre oppdraget for kunden.
Endring og sletting av personopplysninger
Der hvor kunden informerer om endringer blir egne prosedyrer fulgt for ajourføring oppdaterte opplysninger. We4you ser til at registrerte opplysninger holder samme kvalitet som mottatt av kunde/oppdragsgiver. Ved sletting av opplysninger som ikke lenger er relevante fjernes disse ved hensiktsmessighet uten ugrunnet opphold hos We4you. Der hvor historiske opplysninger er nødvendige å beholde for oppdragets formål beholdes disse til hensiktsmessigheten opphører.
Der hvor kunde/oppdragsgiver gir beskjed om at opplysninger skal slettes blir dette omgående og uten ugrunnet opphold. Opphører et kunde/leverandørfold slettes alle personopplysninger omgående. Der hvor kunden ønsker bekreftelse på sletting av informasjon vil slik erklæring utstedes.
Innsyn i opplysninger
We4you vil overfor sine kunder/oppdragsgivere gi opplysninger om hvordan person opplysningene behandles ved forespørsel. Der hvor kunde/oppdragsgiver har behov for stedlig ettersyn vil disse krav blir imøtekommet positivt.
Bruk av underleverandører
We4you AS har til enhver tid rett til å benytte underleverandører til å oppfylle sine forpliktelser etter oppdragsavtalen. Følgende underleverandører benyttes tilknyttet kundeoppdrag.
| Navn underleverandør | System/formål | Informasjonsinnhold |
| Zisson | Telefonsystem | Navn, telefonnummer til avdelinger og ansatte hus kunden |
| Google Cloud | Kundekort | Instruks fra kunden, navn, stillingsbeskrivelse, telefonnummer og epost |
| Microsoft Outlook | Sende og motta epost | Mottar beskjeder og informasjon fra kunde. Sender beskjeder til kunde på vegen av innringer |
We4you AS vil løpende ajourføre oversikt over underleverandører dersom endringer skulle inntre.
IT-sikkerhet og personvernsikkerhet
Partene skal foreta egnede tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak så langt det anses hensiktsmessig og nødvendig ved behandling av personopplysninger. Ved forespørsel fra kunden skal sentralbordet kunne påvise hvordan kunden oppfyller sine forpliktelser i avtaleforholdet i henhold til personvernlovgivningen. Dersom parten gjennom sitt planlagt ettersyn av personvernsikkerhetene eller for øvrig på annen måte oppdager brudd på personvernsikkerheten skal partene varsle den annen part uten ugrunnet opphold. Oppdages brudd på personvernsikkerheten har kunden ansvar for å varsle til datatilsynet og eventuelt de(n) registrerte dersom slik varsling er påkrevd.
Alle ansatte i We4you AS har undertegnet taushetserklæring. Ved evnt. nytilsetting eller ved bruk av vikarer vil taushetserklæring signeres før oppstart. Dersom kunde ønsker kopi av taushetserklæring oversendes disse på forespørsel. Der hvor kunden ønsker signering av egen taushetserklæring vil vi normalt innfri dette.
Øyvind Belsten
Daglig leder
